1. Ocena i porównanie wartości pracy – wskazówki Ministerstwa

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało poradnik, którego celem jest wsparcie pracodawców w analizie i zestawianiu wartości stanowisk pracy zgodnie z czterema kryteriami wskazanymi w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2023/970 (o jawności wynagrodzeń). Dokument ten zawiera praktyczne wskazówki oraz rekomendacje dotyczące właściwego przygotowania organizacji do procesu wartościowania pracy, a także opis sugerowanego podejścia metodycznego do jego przeprowadzenia. Urząd podkreśla, że wartościowanie i zestawianie pracy powinno być prowadzone w sposób całkowicie neutralny personalnie. Punktem odniesienia jest stanowisko jako element struktury organizacyjnej oraz jego znaczenie dla realizacji celów i strategii organizacji, a nie cechy czy osiągnięcia osoby wykonującej daną pracę. Wskazano również, że podstawą oceny są wyłącznie minimalne wymagania konieczne do wykonywania obowiązków na danym stanowisku. Indywidualny poziom kwalifikacji, zakres kompetencji czy rezultaty osiągane przez poszczególnych pracowników pozostają bez znaczenia na etapie porównywania wartości pracy. Te same kryteria należy stosować w ten sam sposób do wszystkich stanowisk w organizacji.

2. Transparentność wynagrodzeń w procesie rekrutacji

Przypominamy, że już 24 grudnia 2025 r. wchodzi w życie kolejna nowelizacja Kodeksu pracy, nakładająca na pracodawców nowe wymogi w zakresie jawności oferowanego wynagrodzenia. Pracodawca będzie zobowiązany do przekazania osobie ubiegającej się o zatrudnienie informacji o wynagrodzeniu w formie papierowej lub elektronicznej, w terminie pozwalającym na prowadzenie świadomych i transparentnych negocjacji. Dane te powinny zostać ujęte już w ogłoszeniu rekrutacyjnym. Jeżeli nie zostaną w nim wskazane, muszą zostać przekazane kandydatowi lub kandydatce najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną. Jeśli na tym etapie warunki płacowe nie zostały ujawnione, pracodawca ma obowiązek poinformować o nich przed zawarciem umowy o pracę.

Dodatkowo ogłoszenia o naborze do pracy powinny być neutralne pod względem płci, a cały proces rekrutacyjny powinien przebiegać w sposób niedyskryminujący.

3. Zmiany w zasadach funkcjonowania układów zbiorowych

Z dniem 13 grudnia 2025 r. w życie weszła ustawa dotycząca układów zbiorowych pracy oraz porozumień zbiorowych. Układy zbiorowe wspierają pracodawców w zarządzaniu i stabilizacji zatrudnienia, a pracownikom dają dodatkowe prawa i przejrzyste zasady pracy. Ustawa wzmacnia dialog społeczny i rolę porozumień w kształtowaniu spójnego rynku pracy. Nowe przepisy upraszczają zawieranie i rejestrowanie układów zbiorowych pracy, wprowadzają możliwość korzystania z mediatora oraz regulowania kwestii takich jak równowaga między pracą a życiem prywatnym, przeciwdziałanie mobbingowi czy wykorzystanie nowoczesnych technologii. Zamiast papierowej rejestracji powstaje elektroniczna Krajowa Ewidencja Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP). Do czasu jej uruchomienia zgłoszenia są składane elektronicznie do ministra. W okresie przejściowym obowiązek dotyczy tylko nowych układów, protokołów i porozumień.

4. Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców

Dnia 1 grudnia 2025 r. zaczęły obowiązywać nowe rozporządzenia wykonawcze do ustawy regulującej warunki dopuszczalności zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Zgodnie z nimi oświadczenia o powierzeniu pracy mogą dotyczyć wyłącznie obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Obywatele Gruzji zostali z listy wyłączeni, ale ci którzy rozpoczęli pracę na podstawie wcześniejszych oświadczeń, mogą ją kontynuować do końca ważności tych dokumentów. Równocześnie wprowadzono wyższe opłaty związane z oświadczeniami i zezwoleniami na pracę. Opłata za złożenie oświadczenia wzrosła z dotychczasowych 100 zł do 400 zł. W przypadku zezwoleń na pracę stawki zostały ustalone w zależności od rodzaju i czasu zatrudnienia – 200 zł przy okresie do 3 miesięcy, 400 zł powyżej 3 miesięcy, 800 zł przy delegowaniu cudzoziemca do Polski oraz 100 zł za pracę sezonową. Do spraw wszczętych przed wejściem w życie nowych przepisów stosuje się dotychczasowe stawki.

5. Lista kontrolna PIP – umowy cywilnoprawne czy umowa o pracę

Państwowa Inspekcja Pracy przygotowała tzw. listę kontrolną mającą na celu wsparcie pracodawców w wyborze odpowiedniego rodzaju zatrudnienia oraz ograniczenie sytuacji, w których umowy cywilnoprawne są stosowane zamiast właściwej umowy o pracę. Lista składa się z 42 pytań, które pozwalają ocenić między innymi, czy strony dobrowolnie zobowiązały się do wzajemnych świadczeń, kto zaproponował umowę, w jaki sposób ustalane są obowiązki i nadzór, jak wygląda organizacja czasu pracy, miejsce wykonywania zadań oraz zasady wynagradzania i stosowania kar finansowych. Uwzględniono również kwestie związane z kwalifikacjami, szkoleniami BHP, przestrzeganiem procedur i instrukcji oraz korzystaniem ze środków i narzędzi należących do przedsiębiorcy, a także ryzykiem związanym z wykonywaną pracą. Dzięki tak szczegółowej liście pracodawcy mogą ocenić charakter wykonywanej pracy i ograniczyć ryzyko nieprawidłowego stosowania umów cywilnoprawnych tam, gdzie powinna obowiązywać umowa o pracę.

6. Rejestracja szkolenia BHP w formie elektronicznej

Od 12 grudnia 2025 r. weszły w życie zmiany w potwierdzaniu szkoleń wstępnych BHP, wprowadzone rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r. Szkolenia mogą być teraz potwierdzane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, w tym przy użyciu wiadomości e-mail, co umożliwia zdalne dokumentowanie odbycia instruktażu. Przy dokumentacji elektronicznej pracodawca musi zaznaczyć ten fakt w karcie szkolenia, dołączyć odpowiednie dowody i przechowywać całość w aktach osobowych pracownika. Zmiany dotyczą jedynie sposobu potwierdzania szkoleń, nie ich realizacji – większość pracowników nadal odbywa szkolenia stacjonarne, a możliwość zdalnego instruktażu dotyczy wyłącznie pracowników administracyjno-biurowych wykonujących pracę zdalnie. Nowe przepisy upraszczają dokumentację BHP przy zachowaniu pełnej kontroli nad bezpieczeństwem pracowników.

7.  Paczkowe upominki dla pracowników a podatki

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 19 listopada 2025 r. (nr 0111-KDIB2-2.4015.151.2025.5.DR) wyjaśnił, że przyznawanie paczek prezentowych dla dzieci pracowników nie stanowi formy wynagrodzenia ani gratyfikacji za pracę. Otrzymanie paczki nie zależy od zaangażowania czy wyników pracownika, a fakt, że przyznawanie takich upominków nie jest uregulowane w regulaminie wynagradzania, wskazuje, że mają one charakter darowizny. Oznacza to, że paczki są przekazywane dobrowolnie przez pracodawcę, niezależnie od sposobu wykonania obowiązków zawodowych przez pracownika, co podkreśla ich cel społeczny i charytatywny, a nie motywacyjny.

Przygotowały: r.pr. Dorota Dąbrowska-Kobus, apl. radc. Karolina Śledź