1. Zmiany w zwolnieniach lekarskich (L4)

13 kwietnia weszły w życie zmiany procedury zwolnień lekarskich. Od teraz nie każda aktywność podejmowana przez pracownika jest automatycznie uznawana za naruszenie obowiązujących zasad. Nowe przepisy doprecyzowują pojęcia pracy zarobkowej oraz działań niezgodnych z celem zwolnienia lekarskiego, wskazując, że incydentalne czynności osoby na L4 wynikające z ważnych okoliczności, jak np. podpisanie pilnego dokumentu, są dopuszczalne, o ile nie są wykonywane na polecenie pracodawcy i nie mają charakteru regularnej pracy. Dozwolone pozostaje podejmowanie przez osobę na L4 zwykłych czynności dnia codziennego oraz sytuacje wyjątkowe, np. opieka nad dzieckiem. Dodatkowo wprowadzono możliwość wykonywania pracy u jednego pracodawcy podczas zwolnienia lekarskiego u innego, jeśli pozwala na to stan zdrowia pracownika.

2. Państwowa Inspekcja Pracy z nowymi uprawnieniami

Prezydent z początkiem miesiąca podpisał ustawę zmieniającą przepisy o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Nowe regulacje zaczną obowiązywać od 8 lipca 2026 r. Jedną z najistotniejszych zmian jest przyznanie inspektorom prawa do przekształcania nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych, np. umów zlecenia lub umów B2B w umowę o pracę. Procedura ma być wieloetapowa. Najpierw PIP będzie wzywać do usunięcia naruszeń, a dopiero w razie braku reakcji możliwe będzie wydanie decyzji ustalającej stosunek pracy. Od decyzji przysługiwało będzie odwołanie do sądu pracy, które wstrzymuje jej wykonanie. Ustawa wprowadza też m.in. możliwość kontroli zdalnych, lepszą wymianę danych między organami administracji państwowej tj. PIP, ZUS i KAS oraz wyższe grzywny w postępowaniu mandatowym.

3. Nowe wzory zgłoszeń do ZUS

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej określiło nowe wzory zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego oraz raportów przekazywanych do ZUS dla 23 dokumentów, które będą obowiązywać od 30 kwietnia oraz 1 maja. Obejmują one m.in. zgłoszenia i zmiany danych ubezpieczonych (ZUS ZUA, ZZA, ZIUA), członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego (ZUS ZCNA), wyrejestrowania z ubezpieczeń i płatników składek (ZUS ZWUA, ZWPA), zgłoszenia i zmiany danych płatników (ZUS ZPA, ZFA, ZIPA), informacje o rachunkach bankowych i adresach działalności (ZUS ZBA, ZAA), a także imienne raporty i deklaracje rozliczeniowe (ZUS RCA, RSA, RPA, DRA), w tym ich wersje dla wybranych grup ubezpieczonych, oraz dokumenty takie jak ZUS ZSWA, RIA, OSW i RUD.

4. Digitalizacja w medycynie pracy

Z dniem 17 kwietnia zaczęło obowiązywać rozporządzenie wprowadzające możliwość wystawiania elektronicznych orzeczeń w medycynie pracy. Dokumenty te są dostępne w systemach medycznych oraz na Internetowym Koncie Pacjenta, co ogranicza konieczność korzystania z formy papierowej, choć nadal jest ona dopuszczalna w uzasadnionych przypadkach lub na żądanie pracownika. Nowe przepisy doprecyzowują także m.in. zakres informacji przekazywanych pracodawcy, ograniczając je do oceny zdolności do pracy, oraz usprawniają obieg dokumentacji, przewidując jednocześnie okres przejściowy na wdrożenie zmian.

5. Nowe stawki odszkodowań

Od 1 kwietnia br. osobie ubezpieczonej, która w wyniku wypadku przy pracy lub choroby zawodowej doznała stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu, przysługuje jednorazowe odszkodowanie w wysokości 1636 zł za każdy procent uszczerbku, co oznacza wzrost o 205 zł. Aby otrzymać jednorazowe odszkodowanie, pracownik lub jego pracodawca musi złożyć wniosek do ZUS z wymaganymi dokumentami, m.in. protokołem lub kartą wypadku i dokumentacją medyczną, a przy chorobie zawodowej – także decyzją inspektora sanitarnego. Stopień uszczerbku ustala lekarz orzecznik lub komisja ZUS po zakończeniu leczenia. ZUS wydaje decyzję w 14 dni i wypłaca świadczenie w ciągu 30 dni.

6. Staż pracy

Nowelizacja Kodeksu pracy rozszerza katalog okresów wliczanych do stażu pracy o zatrudnienie inne niż umowa o pracę. W sektorze publicznym zmiany obowiązują już od 1 stycznia 2026 r., a w firmach prywatnych zaczną obowiązywać od maja 2026 r. Do stażu pracy będą zaliczane m.in. umowy cywilnoprawne (zlecenie, umowa o świadczenie usług, agencyjna), prowadzenie działalności gospodarczej (B2B) lub współpraca przy niej, okres sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem w czasie zawieszenia działalności oraz członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych. W praktyce może to zwiększyć staż pracy wielu osób, co pozwoli np. szybciej uzyskać u pracodawcy 26 dni urlopu wypoczynkowego po przekroczeniu 10 lat stażu zamiast dotychczasowych 20 dni urlopu, a także wpłynie na wysokość dodatków stażowych, nagród jubileuszowych, długość okresu wypowiedzenia czy wysokość odprawy.

Przygotowały: r.pr. Dorota Dąbrowska-Kobus, apl. radc. Karolina Śledź